精准施策,抓实落细项目办公室管理

编辑发布:网站新闻编辑部 ??时间: 2020-08-12?【字体:

  “各位同仁,这是我们公司峨米项目部的车辆使用台帐和长途用车审批资料,非常实用,值得我们学习借鉴。”在五公司办公室的工作群里,公司办公室副主任张明江透出了成昆铁路复线峨米项目综合办公室工作的“金点子”。小小的用车管理蕴含着大大的管理之道,彰显了该项目办公室抓实落细的精细化管理手段。

管的宽,更要管的“细”

  “8月10日的红头文件和传真电报已传阅完毕,需及时归档。”

  “汇总三季度需采购的办公用品。”

  “造表发放职工工资。”

  ……

  翻开项目办公室员工高燕的事务小本子,上面秘密麻麻地记载着大大小小十余项工作。“由于办公室工作的复杂性和严谨性,我们在完成每一项工作的时候,都必须面面俱到,细致入微。”高燕说道。

  办公室承担着综合协调、事务办理、办文办会、后勤保障、档案管理、保密、信息公开等多项业务,是项目履行各项职能的重要组成部分,其工作好坏对项目建设具有举足轻重的影响。针对项目办公室工作“多、杂、乱、突发情况多”等特点,峨米项目积极推行精细化管理,抓实落细办公室管理工作。

  项目办公室坚持“管的宽,更要管的‘细’”工作方针,不断加强和改进办公室工作,改进工作方式方法,提高办文、办会、办事效率和水平,促进部门更好地履行责任,为项目持续健康快速发展提供保障。

  他们通过合理划分办公室人员工作职责,让责任到“人头”;及时落实好档案、保密、信息公开等常规工作,按时报送计划、总结等材料,建立长效机制;加强公文的标准化和规范化建设,把好公文政策关、格式关和文字关,规范公文传阅,提高公文办理效率;强化印章的使用和管理,确保用印安全;进一步完善接待工作流程,探索建立规范科学的接待服务体系;扎实做好各类会议的组织、协调、筹备等工作;执行好归档立卷工作,确保档案安全等等多措并举做实做细办公室管理工作。项目办公室新员工李德波在熟悉办公室各项业务工作时说道:“办公室工作事无巨细,每一件都要有据可依,有理可循,在以后的工作中,我要细致认真地做好每一项工作,以免出现疏漏。”

想的远,更要做的“好”

  “办公室工作要有超前思维,能主动发现问题,及时提出可行性建议,并根据项目实际情况,将其转化到有利于项目建设的实际行动中。也就是说你们不仅要想的远,更要做的‘好’。”项目党工委书记扈会杰对办公室工作提出要求。

  “新员工刚到项目部,或许对这个‘大家庭’不熟悉,我们可以组织一次新老员工户外素质拓展训练,来增进彼此情感。”“凉山州一直是国家扶贫的重点区域,我项目作为驻地央企,先后开展了‘为当地贫困学生筹集学费’‘关爱下一代捐资助学’‘安置房场地平整’等公益活动,我们可以联系当地媒体,对项目部扶贫攻坚的事迹做一下宣传报道。”“职工们对食堂进行完满意度测评后,我们应该及时参考他们的意见,对菜品进行改良。”……在该项目办公室管理工作提升会上,办公室的员工结合各自负责的板块对办公室工作提出了建议。

  办公室工作充满挑战和不确定性,这就要求其工作人员要主动作为,创新思路,抓住问题症结,寻求解决方法,提高工作效率和质量。该项目通过每月召开的办公室管理工作提升会,集思广益。项目职工充当“专家”,对症下药,不遗余力地推动“金点子”落地,并取得了不错的效果,为项目建设创造了和谐的外部条件,提升了品牌信誉。

  为提高办公室工作人员的业务能力,确保他们“想的出,做得到”。该项目借助“交心谈心座谈会”加强思想教育,筑牢办公室工作人员的政治基础;通过举办专业技术培训、邀请专家讲座、安排外出学习等,加强能力培养,提高办公室工作人员的综合素质;制定考核体系,全面评价办公室工作人员与该职位的匹配性,达到人尽其才,人适其位;还通过设立“每月优秀员工”等奖励机制,激励鼓舞办公室工作人员的干劲。多轮驱动提升办公室工作人员履职能力。

转的动,更要转的“快”

  “受疫情影响,今年施工任务尤其重,经研究,我们计划从明天开始,人员要陆续返岗,请办公室抓紧时间跟当地有关部门沟通,办理通行手续,确保人员顺利返岗。”“收到”。今年的2月11日晚,在项目召开的视频工作会上,项目经理乔红彦提出了一项刻不容缓的任务。

  时间紧,任务重,加上项目驻地德昌县有关部门并未正式上班,沟通困难,办公室主任何钐感受到了前所未有的压力。如何能在短时间内办理好通行手续?他们给出了答案。

  当天晚上,何钐便查询了关于人员进入德昌县需办理的系列手续。第二天清晨他早早来到办公室,先根据县新冠疫情防控领导办公室要求的方式采集返岗人员信息,然后报送给铁建办报备。铁建办初审后呈递给发展改革和经济信息局复审,最后再由政府有关部门审核,通过后,返岗人员才能按照报备时间按时返回。为了早点办理完手续,他提前做足功课,之后仅用3个小时便办理完了第一批返岗人员的准入手续。在人员依次返岗的过程中,办公室共办理了8批700余名返岗人员的准入手续,确保了人员的顺利返岗,为抢回被疫情耽搁的时间提供了保障。何钐打趣地说:“办公室工作就是这样,不仅要转的动,更要转的‘快’。”

  诸如此类的紧急情况在办公室工作中屡见不鲜。比如在车辆派送的问题上,处理不当便会引起连锁反应。“派车过程中,经常会遇到这种情况:项目部所有车都派出去后,又遇到紧急的用车指令,这是派车中最无法预料的困难。但是我们总会在第一时间想出解决方案,避免产生不利影响。”负责车辆管理的办公室员工马甜说道。

  办公室处于承上启下、联系左右、协调内外的枢纽地位,正因为如此,峨米项目项目办公室在主动协调、加强配合上狠下功夫,不断提高工作人员的应急管理能力,加强与相关部门的联系沟通,正确处理好内与外、上与下、大与小、急与缓等方面的关系,形成工作合力,高效推动项目的发展。(文/张婕 李德波 图/何钐 审稿/扈会杰)


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